Lees hier meer... |
Het is mogelijk om vanuit Microsoft Outlook e-mails in te lezen in Radar360 en vervolgens op te slaan, te beantwoorden en door te sturen naar derden.
Je hebt als gebruiker de juiste rechten nodig om e-mails te kunnen inlezen. Lees hier meer over het instellen van de rechten.
Instellingen voor Inkomende e-mail
Voordat je e-mails kunt inlezen, moet je in je account instellen vanuit welke Outlook map je de e-mails wilt inlezen. Daarnaast kun je ook instellen wat je wilt doen nadat de e-mails zijn ingelezen in Radar360.
- Ga naar je Account via je profielfoto rechtsboven in het scherm.
- Vervolgens klik je in het volgende scherm op de link E-mailinstellingen.
- Als je de rechten hebt om in te lezen, dan kun je nu klikken op het tabblad Inkomend. Heb je hier geen rechten voor, dan wordt het tabblad niet getoond.
- Je kunt hier gegevens instellen voor het inlezen van e-mails:
- Map voor inlezen van e-mails: Voordat je e-mails kunt inlezen in Radar360, moet je een aparte map aanmaken in Outlook. Dit moet een hoofdmap zijn, die direct onder je accountnaam staat.
Hoe maak je deze map aan?
1. Ga naar Outlook en klik met je rechtermuisknop op je mailboxnaam (bijvoorbeeld: eh@radar360nl).
Kies de optie "Nieuwe map".
2. Geef de map een naam die overeenkomt met de naam die je invult bij Map voor het inlezen van e-mails in de e-mailinstellingen van Radar360. Bijvoorbeeld: Radar360.
3. Herhaal deze stappen voor de map waarin ingelezen e-mails worden verplaatst. Geef deze map een naam die overeenkomt met het veld Map voor ingelezen e-mails, bijvoorbeeld: Radar360 ingelezen.
Let op: Deze mappen mogen geen submappen zijn van je Postvak IN of andere mappen. Ze moeten direct op het hoofdniveau onder je account worden aangemaakt.
- E-mails verplaatsen na inlezen: Als deze checkbox aanstaat, dan worden de e-mails na het succesvol inlezen in Radar360 verplaatst naar een andere map in Outlook. Volg stap 3 hierboven om deze map in te stellen.
- E-mails verwijderen na opslaan in SharePoint: Als deze checkbox aanstaat, dan worden de ingelezen e-mails die je handmatig opslaat in SharePoint automatisch verwijderd uit Outlook.
- Je kunt aan de rechterkant Standaard rubrieken en Documenttype instellen. Elke ingelezen e-mail wordt dan voorzien van deze gegevens.
- Bij het bekijken van een e-mail heb je altijd de mogelijkheid om de rubrieken en het documenttype aan te passen.
- Map voor inlezen van e-mails: Voordat je e-mails kunt inlezen in Radar360, moet je een aparte map aanmaken in Outlook. Dit moet een hoofdmap zijn, die direct onder je accountnaam staat.
Inlezen van e-mails
Hoe werkt het?
- Opslaan van e-mails: In Outlook sleep je e-mails die je wilt inlezen in Radar360 naar de map Radar360.
- E-mails inlezen: Ga in Radar360 naar het e-mailgedeelte en klik op de knop Inlezen. Zie uitleg hieronder.
- De e-mails uit de map Radar360 in Outlook worden ingelezen in Radar360.
- Na het inlezen worden deze e-mails automatisch verplaatst naar de map Radar360 ingelezen verplaatst.
Hieronder vind je een overzicht van de stappen in het Radar360 platform om e-mails in te lezen:
- Klik in het linker menu onder de module CRM op de optie e-mails. Je ziet nu een overzicht van alle e-mails die beschikbaar zijn in Radar360.
- Aan de rechterkant van het overzicht heb je de mogelijkheid om een filter op het overzicht in te stellen. Het standaardfilter is ingesteld op Privacygevoelig Nee.
- Boven het overzicht zie je de knop Inlezen.
- Als je op de knop Inlezen klikt, dan verschijnt een popupscherm met de vraag of je zeker weet dat je nieuwe e-mails wilt inlezen.
- Klikken op de knop OK zorgt ervoor dat de eerste 10 e-mails die nog niet zijn ingelezen worden ingelezen. Heb je minder dan 10 niet ingelezen e-mails, dan worden alle e-mails ingelezen die nog niet eerder zijn ingelezen. Heb je meer dan 10 nog niet ingelezen e-mails, dan kun je nogmaals op de knop Inlezen klikken, om zo de volgende 10 e-mails te kunnen inlezen.
- Als een e-mail eenmaal is ingelezen in Radar360, dan wordt deze e-mail de volgende keer niet nogmaals ingelezen.
- Na het succesvol inlezen van e-mails krijgen deze e-mails de status Ingelezen in het overzicht.
- Indien bij het inlezen van een e-mail een uniek e-mailadres (binnen Radar360) is gebruikt, dan wordt de e-mail automatisch gekoppeld aan de relatie met ditzelfde e-mailadres.
- Indien bij het inlezen van een e-mail niet een uniek e-mailadres is gebruikt, dan moet je als gebruiker zelf een eventuele relatie koppelen aan deze e-mail.